员工考勤记录表一般由谁来填写？

企业考勤记录表：谁来填写，如何填写？

作为一名在企业信息化和数字化领域深耕多年的HR专家，我经常会被问到关于考勤记录的问题。其中，“员工考勤记录表一般由谁来填写？” 这个问题看似简单，实则涉及企业规模、管理模式、信息化程度等多重因素。今天，我将从不同角度深入探讨这个问题，并分享一些我个人的经验和建议。

1. 员工自行填写考勤记录的情况

在一些规模较小、管理相对扁平化的企业，或者在一些需要员工进行弹性工作制的情况下，员工自行填写考勤记录是比较常见的做法。这种方式的优点在于操作简单，成本较低，员工可以自主记录自己的上下班时间，灵活性较高。

案例分享：
我曾经服务过一家创业型互联网公司，初期由于人员较少，公司采用的是员工自行填写考勤表的方式。每天下班时，员工在纸质考勤表上记录自己的打卡时间，月末由部门负责人签字确认，再交由HR汇总。

问题与解决方案：
* 问题： 这种方式的弊端也很明显，容易出现人为的疏漏或虚报，缺乏有效的监管。
* 解决方案： 为了解决这个问题，我们后来引入了打卡机，员工上下班必须打卡，并在月末提交由系统自动生成的考勤报表，再由部门负责人签字确认。这大大提高了考勤记录的准确性和可信度。

2. 部门负责人或主管填写考勤记录的情况

在一些以团队或部门为单位进行管理的组织中，由部门负责人或主管填写考勤记录更为常见。这种方式的优点在于部门负责人对员工的工作情况和出勤情况更加了解，可以更准确地记录员工的考勤情况。

案例分享：
在一家制造企业中，由于生产线上的员工工作时间相对固定，且需要进行班组轮班，由班组长负责记录员工的考勤情况，并将考勤表交由部门主管审核，最后再由HR进行汇总。

问题与解决方案：
* 问题： 这种方式的缺点是，如果部门负责人或主管疏忽，可能会导致考勤记录的错误或遗漏。而且，如果部门负责人或主管与员工之间存在矛盾，可能会导致考勤记录的不公正。
* 解决方案： 为确保考勤记录的准确性，建议企业制定明确的考勤管理制度，并定期对部门负责人或主管进行考勤管理培训。同时，鼓励员工对考勤记录进行核对，如有疑问及时反馈，确保考勤的公平公正。

3. HR部门或考勤专员填写考勤记录的情况

在大型企业或管理较为规范的企业中，通常会由HR部门或专门的考勤专员来负责考勤记录的管理。这种方式的优点在于，HR部门或考勤专员对考勤制度和流程更加熟悉，能够更好地确保考勤记录的规范性和准确性。

案例分享：
我目前所在的公司，规模较大，员工人数众多，我们有专门的考勤专员负责考勤管理。员工每天通过打卡机或手机APP进行打卡，系统会自动生成考勤记录，考勤专员负责对考勤记录进行审核，处理异常情况，并生成考勤报表，为薪资计算提供依据。

问题与解决方案：
* 问题： 这种方式相对来说成本较高，需要配备专门的考勤人员。
* 解决方案： 引入信息化系统，如利唐i人事，可以有效提高考勤管理的效率，减少人工成本。利唐i人事不仅可以实现考勤数据的自动采集和处理，还可以根据企业自身的考勤制度进行灵活配置，满足不同企业的需求。

4. 第三方考勤系统自动生成考勤记录的情况

随着信息化技术的不断发展，越来越多的企业选择使用第三方考勤系统来管理员工的考勤。这些系统通常具有自动打卡、数据记录、报表生成等功能，大大提高了考勤管理的效率和准确性。

案例分享：
很多企业选择使用钉钉、企业微信等第三方办公软件的考勤功能，员工通过手机APP进行上下班打卡，系统会自动生成考勤记录，并可以导出报表，方便HR进行管理。

问题与解决方案：
* 问题： 第三方考勤系统的选择需要谨慎，需要考虑其功能是否满足企业需求，数据的安全性是否有保障。
* 解决方案： 选择第三方考勤系统时，需要充分了解其功能、性能、安全性、服务水平等，并进行充分的测试，确保其能够满足企业的实际需求。

5. 不同类型企业考勤记录填写方式的差异

不同类型的企业，由于其规模、行业、管理模式等方面的差异，其考勤记录的填写方式也会有所不同。

• 大型企业： 通常会采用信息化程度较高的考勤管理系统，由HR部门或考勤专员负责管理，员工通过打卡机或手机APP进行打卡，系统自动生成考勤记录。
• 中小企业： 可能采用员工自行填写考勤表、部门负责人或主管填写考勤表等方式，信息化程度相对较低。
• 创业型企业： 可能会采用更加灵活的考勤方式，如弹性工作制、远程办公等，考勤记录的填写方式也可能更加多样化。

6. 特殊情况下的考勤记录填写

特殊情况下的考勤记录，如加班、请假、出差等，需要按照企业的相关规定进行记录。

• 加班： 需要记录加班的起始时间和结束时间，并由部门负责人签字确认。
• 请假： 需要填写请假单，并经过审批，考勤记录中需要注明请假类型和时长。
• 出差： 需要填写出差申请单，并经过审批，考勤记录中需要注明出差地点和时长。

总结：

员工考勤记录表的填写者并非固定不变，需要根据企业的实际情况进行选择。无论是哪种方式，都需要确保考勤记录的真实、准确、公正。对于中大型企业，我强烈建议引入信息化系统，如利唐i人事，可以大幅提升考勤管理效率，降低人工成本，并提高考勤数据的准确性。同时，企业需要建立健全的考勤管理制度，并定期对员工进行考勤管理培训，确保考勤管理的规范化和高效化。