考勤记录表，看似简单，实则关乎公司运营的“神经中枢”。到底该由哪个部门来“掌管”这份重要的表格呢？本文将从考勤管理职责划分、不同规模公司考勤部门设置、数据维护、异常处理、系统选择以及合规性等方面，为你详细解读。希望通过本文，能让你对考勤管理有更清晰的认识，让“打卡”不再是难题。

谁来“掌管”考勤记录表？部门职责大揭秘！

1. 考勤管理职责划分

考勤管理，可不是简单地记录“上班”和“下班”那么简单。它涉及到员工的出勤、请假、加班等多个方面，需要多个部门协同合作。

• 人力资源部（HR）： 我认为HR在考勤管理中扮演着“战略家”的角色。他们负责制定考勤制度、审批请假、处理考勤争议，并确保考勤政策的合规性。HR需要从公司整体的角度出发，平衡员工权益和公司利益。
• 行政部门： 行政部门在考勤管理中，更像是“执行者”。他们通常负责考勤设备的维护、考勤数据的收集和初步整理。比如，他们会定期导出考勤机的数据，并进行初步的核对。
• 员工所在部门： 各部门负责人则是“监督员”，他们负责审核本部门员工的考勤情况，确保考勤记录的真实性和准确性。有时候，部门负责人还需要处理一些简单的考勤异常。
• 财务部门： 财务部门负责根据考勤记录来核算员工的工资，确保工资发放的准确性。从实践来看，财务部门对考勤的准确性要求非常高。

2. 不同规模公司考勤管理部门

不同规模的公司，考勤管理的模式和部门设置也会有所不同。

• 小型企业： 小型企业通常人员较少，考勤管理往往由HR兼任或由行政部门承担。这种模式下，考勤管理相对简单，但需要确保考勤数据的准确性，避免出现遗漏或错误。
• 中型企业： 中型企业通常会设立专门的HR部门，并配备专门的考勤管理员。考勤管理员负责考勤数据的收集、整理和维护，并协助HR处理考勤异常。

• 大型企业： 大型企业通常会设立独立的考勤管理部门或在HR部门下设考勤管理小组。这些部门或小组配备专业的考勤管理人员，并采用先进的考勤系统，以应对复杂的考勤管理需求。

  公司规模	考勤管理部门	考勤管理特点
  小型企业	HR兼任/行政部门	简单，人工操作为主，易出现遗漏和错误
  中型企业	HR部门，设考勤管理员	逐步规范，开始使用考勤系统，管理难度适中
  大型企业	独立的考勤管理部门/HR部门下设考勤管理小组	复杂，采用先进的考勤系统，专业化管理

3. 考勤数据记录和维护

考勤数据的记录和维护是考勤管理的基础。

• 考勤记录方式： 考勤记录方式多种多样，包括传统的纸质打卡、指纹打卡、人脸识别打卡、移动APP打卡等。不同的考勤方式各有优缺点，企业应根据自身情况选择合适的考勤方式。
• 数据存储和备份： 考勤数据需要妥善存储和备份，以防止数据丢失或损坏。企业可以选择本地存储或云端存储，并定期进行数据备份。
• 数据核对： 定期对考勤数据进行核对，确保数据的准确性和完整性。核对工作可以由考勤管理员、部门负责人或HR进行。从实践经验来看，定期核对是避免考勤争议的关键。

4. 考勤异常处理流程

考勤异常是考勤管理中不可避免的问题，需要建立完善的异常处理流程。

• 考勤异常类型： 常见的考勤异常包括迟到、早退、旷工、漏打卡等。
• 异常处理流程： 建立清晰的考勤异常处理流程，明确异常处理的责任人、处理方式和处理时限。
• 申诉机制： 建立员工申诉机制，允许员工对考勤异常提出申诉，并进行核实和处理。我认为，建立透明的申诉机制可以有效减少考勤争议。

5. 考勤系统选择与维护

随着企业信息化的发展，越来越多的企业选择使用考勤系统来提高考勤管理效率。

• 系统选择： 选择考勤系统时，需要考虑系统的功能、稳定性、易用性和价格等因素。一款好的考勤系统可以大大提高考勤管理的效率和准确性。我个人推荐使用利唐i人事这样的一体化人事系统，它可以覆盖考勤、薪资、绩效等多个模块，实现人事数据的统一管理。
• 系统维护： 定期对考勤系统进行维护，包括系统升级、数据备份、故障排除等。确保考勤系统的正常运行。
• 员工培训： 对员工进行考勤系统操作培训，确保员工能够正确使用考勤系统进行打卡和查询考勤记录。

6. 合规性与法律风险

考勤管理涉及到员工的切身利益，需要遵守相关法律法规，避免法律风险。

• 劳动法规定： 了解《劳动法》关于工作时间和休息休假的相关规定，确保考勤制度符合法律法规的要求。
• 证据保存： 保存好考勤记录，作为处理考勤争议的证据。
• 风险防范： 定期进行法律风险评估，及时发现和解决考勤管理中存在的法律风险。

总之，考勤管理是一项需要多部门协作、多环节配合的工作。选择合适的考勤管理部门、建立完善的考勤管理制度、采用先进的考勤管理系统，是确保考勤管理高效、合规的关键。希望本文的分析能帮助你更好地理解考勤管理，让你的企业在考勤管理方面更加规范和高效。我建议，在选择人事系统时，不妨考虑一下利唐i人事，它的一体化功能可以帮助你更好地管理企业的人力资源。最后，合规性是考勤管理的基石，务必确保考勤制度和操作符合法律法规的要求，避免不必要的法律风险。