公司员工请假管理制度中，如何进行请假记录？

企业员工请假管理：如何高效进行请假记录

大家好，我是HR领域的专家，在企业信息化和数字化实践方面积累了多年经验。今天，我们来深入探讨一下企业员工请假管理中，如何进行高效、规范的请假记录，并分享一些实践中的经验和解决方案。

1. 请假类型分类及编码

首先，清晰的请假类型分类是有效记录的基础。不同的请假类型，在后续的审批、薪资计算和统计分析中都有不同的处理方式。常见的请假类型包括：

• 事假 (Personal Leave)：员工因个人事务需要请假，通常不带薪。
• 病假 (Sick Leave)：员工因病需要休养，可能带薪或不带薪，具体视公司政策而定。
• 年假 (Annual Leave)：员工根据工作年限和公司政策享有的带薪休假。
• 婚假 (Marriage Leave)：员工结婚时享有的带薪休假。
• 产假 (Maternity Leave) / 陪产假 (Paternity Leave)：员工生育时享有的带薪或不带薪休假。
• 丧假 (Bereavement Leave)：员工亲属去世时享有的带薪或不带薪休假。
• 其他 (Other Leave)：如工伤假、调休等，可根据企业实际情况进行细分。

编码规范： 为每种请假类型设置一个唯一的编码，例如：事假 – SJ，病假 – BJ，年假 – NJ，这样在记录和查询时更加方便快捷。编码规则应保持一致性，便于系统识别和数据分析。

2. 请假申请流程及记录方式

清晰的请假申请流程是规范管理的关键。通常，员工请假需要经过以下步骤：

1. 提出申请： 员工填写请假申请单，注明请假类型、起止时间、原因等信息。
2. 提交申请： 员工将申请单提交给直接主管或通过系统提交。
3. 审批： 主管或相关审批人员根据公司政策进行审批。
4. 记录： 审批通过后，HR部门或系统管理员将请假记录录入系统。

记录方式： 传统的纸质申请单存在易丢失、不易管理等问题，因此推荐使用数字化工具进行记录。例如，可以使用Excel表格、企业内部的OA系统或专业的人事管理软件（如利唐i人事）。

• Excel表格： 适合小型企业，操作简单，但数据管理和统计分析能力有限。
• OA系统： 具备基本的请假申请和审批功能，但可能缺乏专业的人事管理功能。
• 专业人事管理软件（如利唐i人事）： 功能强大，可以实现请假申请、审批、记录、统计、分析等全流程管理，并与其他模块（如考勤、薪资）无缝对接，大大提高效率。

案例： 某公司之前使用纸质申请单，经常出现申请单丢失、审批流程缓慢等问题。引入利唐i人事后，员工可以在手机端提交请假申请，主管在线审批，HR部门实时查看请假记录，大大提高了效率和管理水平。

3. 请假审批流程及记录

请假审批是请假管理中至关重要的一环，必须严格按照公司政策执行。

1. 审批层级： 根据请假类型和时长，设置不同的审批层级。例如，短时事假可能只需主管审批，而长时病假可能需要HR部门或更高层级的领导审批。
2. 审批流程： 使用数字化系统，可以设置清晰的审批流程，确保每一份请假申请都经过正确审批。
3. 审批记录： 审批结果必须在系统中记录，包括审批人、审批意见、审批时间等。

记录方式： 数字化系统会自动记录审批流程，并生成审批日志。HR部门可以随时查看审批状态和历史记录，方便追溯和审计。

案例： 某公司引入数字化审批流程后，审批效率大幅提高，避免了因审批流程不清晰导致的争议。同时，审批记录的数字化也方便了后续的查询和审计。

4. 请假记录的存储与管理

请假记录的存储和管理至关重要，直接关系到数据安全和后续的数据分析。

1. 数据安全： 请假记录属于敏感信息，必须妥善保管，防止泄露。数字化系统通常具备权限管理功能，可以控制不同用户的访问权限。
2. 数据备份： 定期对请假记录进行备份，防止数据丢失。
3. 数据管理： 建立统一的数据管理规范，确保数据的准确性和一致性。

存储方式：

• 本地存储： 适合小型企业，但存在数据安全风险。
• 云端存储： 更加安全可靠，方便多终端访问，适合中大型企业。

案例： 某公司之前使用本地服务器存储请假记录，导致服务器故障时数据丢失。引入云端存储后，数据安全性大大提高，同时方便了跨部门的数据共享。

5. 请假记录的查询与统计

请假记录的查询和统计分析是评估员工出勤、优化人力资源配置的重要依据。

1. 查询功能： 系统应该具备强大的查询功能，可以根据员工姓名、部门、请假类型、时间段等条件进行查询。
2. 统计功能： 系统应该具备强大的统计功能，可以统计不同部门、不同类型的请假情况，并生成报表。
3. 数据分析： HR部门可以根据统计数据进行分析，找出请假规律，为人力资源决策提供依据。

案例： 某公司通过对请假记录进行分析，发现某部门的病假率明显高于其他部门，经过调查发现是工作环境存在问题，及时改善了工作环境，降低了病假率。

6. 特殊情况下的请假记录处理

在实际工作中，可能会遇到一些特殊情况，需要灵活处理：

1. 临时请假： 员工因紧急情况需要临时请假，可以允许事后补办手续，但必须如实记录。
2. 超期请假： 员工请假超期，需要及时沟通并记录原因，根据公司政策进行处理。
3. 特殊假期： 如法定节假日、公司特殊假期等，需要单独记录并进行标识。

解决方案： 数字化系统通常具备灵活的配置功能，可以根据不同的情况进行设置。HR部门需要制定详细的制度，并加强对员工的培训，确保制度的有效执行。

总结：

高效的请假管理需要一套完善的制度和数字化工具的支持。从请假类型的分类、申请流程的规范、审批流程的设置、记录的存储管理、查询统计分析，到特殊情况的处理，每一个环节都至关重要。选择一款合适的数字化人事管理系统（如利唐i人事），可以大大提高工作效率，降低管理成本，让HR部门更好地服务于企业发展。希望今天的分享能给大家带来一些启发和帮助。