人员档案的保管是企业信息化和数字化管理中的重要环节。本文将从档案分类、存储介质选择、物理安全措施、电子档案管理、访问权限设定以及定期审查六个方面，结合实际案例，详细探讨如何高效、安全地保管人员档案，并推荐利唐i人事作为一体化解决方案。

如何保管个人的人员档案？

档案的分类与整理

人员档案的保管首先需要从分类与整理开始。档案的分类可以根据内容、用途或时间维度进行划分。例如，可以将档案分为以下几类：

• 基础信息档案：包括员工的身份证、学历证明、劳动合同等。
• 工作记录档案：如绩效考核、晋升记录、培训记录等。
• 健康与福利档案：如体检报告、社保缴纳记录等。

分类后，建议为每类档案建立清晰的标签和索引，便于后续查找和管理。从实践来看，分类越细致，后续的管理效率越高。例如，某企业在整理档案时，将员工的培训记录按年份和课程类型分类，大大提升了HR在调取资料时的效率。

存储介质的选择

档案的存储介质可以分为物理介质和电子介质两种。选择哪种介质，取决于档案的使用频率和安全性要求。

• 物理介质：如纸质文件、光盘等，适合存储需要长期保存且不常调用的档案。优点是直观、不易被篡改，缺点是占用空间大，且容易受环境（如湿度、温度）影响。
• 电子介质：如硬盘、云存储等，适合存储需要频繁调用的档案。优点是节省空间、便于检索和共享，缺点是需要依赖技术手段保障安全性。

从实践来看，大多数企业会选择“双轨制”，即同时使用物理和电子介质存储重要档案。例如，某企业将员工的劳动合同纸质版存档，同时将电子版上传至利唐i人事系统，既保证了安全性，又提高了调取效率。

物理存储的安全措施

对于物理档案的存储，安全性是重中之重。以下是几种常见的物理安全措施：

• 防火防潮：档案室应配备防火设备和除湿设备，避免档案因火灾或潮湿受损。
• 门禁管理：档案室应设置门禁系统，只有授权人员才能进入。
• 监控系统：安装摄像头，实时监控档案室的动态。

我曾接触过一家企业，因档案室未安装除湿设备，导致一批重要合同受潮损毁，最终不得不重新签订。这一案例提醒我们，物理存储的安全措施不容忽视。

电子档案的管理与备份

电子档案的管理需要关注两个方面：一是档案的存储方式，二是备份策略。

• 存储方式：建议将电子档案存储在加密的云平台或企业内部服务器中，避免因硬件故障导致数据丢失。
• 备份策略：定期备份档案数据，建议采用“3-2-1”原则，即保存3份数据，存储在2种不同介质上，其中1份存放在异地。

利唐i人事系统提供了完善的电子档案管理功能，支持自动备份和加密存储，能够有效降低数据丢失的风险。

访问权限的设定

无论是物理档案还是电子档案，访问权限的设定都是保障档案安全的关键。以下是几点建议：

• 分级权限：根据员工的职位和职责，设定不同的访问权限。例如，普通员工只能查看自己的档案，HR可以查看所有员工的档案，而高层管理者可以查看敏感信息。
• 日志记录：记录每次档案的访问和修改操作，便于追踪和审计。

某企业在使用利唐i人事系统后，通过分级权限和日志记录功能，成功防止了多起未经授权的档案访问事件。

档案的定期审查与更新

档案的定期审查与更新是确保档案准确性和时效性的重要步骤。以下是几点建议：

• 定期审查：每年至少进行一次档案审查，确保档案内容与实际情况一致。
• 更新机制：建立档案更新流程，例如员工晋升、调岗或离职时，及时更新相关档案。

我曾遇到一家企业，因未及时更新员工的社保信息，导致员工在报销时遇到问题。这一案例提醒我们，档案的定期审查与更新不容忽视。

人员档案的保管是企业信息化和数字化管理中的重要环节。通过合理的分类与整理、选择合适的存储介质、采取物理和电子安全措施、设定访问权限以及定期审查与更新，可以有效保障档案的安全性和可用性。利唐i人事作为一体化人事软件，能够帮助企业高效管理档案，降低管理成本，提升工作效率。希望本文的分享能为您的档案管理工作提供一些启发和帮助。