试用期不合格通知书是企业HR管理中的重要工具，既要确保合法合规，又要体现人性化关怀。本文将详细解析试用期不合格通知书的基本结构、如何明确指出员工不足、法律与政策遵循、人性化表达方式、后续支持措施及潜在问题的应对策略，帮助企业HR高效处理试用期不合格问题。

1. 试用期不合格通知书的基本结构

试用期不合格通知书的核心目的是正式通知员工其试用期表现未达到公司要求，并明确后续处理流程。以下是通知书的基本结构：

• 标题：明确标明“试用期不合格通知书”。
• 员工信息：包括员工姓名、职位、部门、入职日期等。
• 试用期表现概述：简要说明员工在试用期内的表现情况。
• 不合格原因：具体列出员工未达到公司要求的表现或行为。
• 法律依据：引用相关法律法规或公司政策，确保通知书的合法性。
• 后续安排：明确员工离职日期、工资结算、工作交接等事项。
• 签字与日期：员工签字确认收到通知，HR签字并注明日期。

2. 如何明确指出员工的不足之处

明确指出员工的不足是试用期不合格通知书的关键部分。以下是一些实用建议：

• 具体化问题：避免使用模糊语言，如“表现不佳”。应具体说明问题，例如“在试用期内未按时完成3个项目的交付”。
• 数据支持：用数据或事实佐证，如“客户投诉率高于团队平均水平20%”。
• 行为描述：描述员工的具体行为而非主观评价，例如“在团队会议中多次缺席”而非“缺乏团队精神”。
• 与岗位要求的对比：将员工表现与岗位职责或试用期目标进行对比，突出差距。

3. 法律和公司政策遵循

在撰写试用期不合格通知书时，必须严格遵守相关法律法规和公司政策，以避免法律风险：

• 劳动合同法：根据《劳动合同法》第39条，试用期内员工不符合录用条件的，企业可以解除劳动合同。
• 公司政策：确保通知书内容与公司试用期考核政策一致，避免出现矛盾。
• 证据留存：在通知书中引用试用期考核记录、绩效评估报告等作为依据。
• 提前通知：根据法律规定，提前3天通知员工解除劳动合同。

4. 通知书中的人性化表达方式

尽管通知书是正式文件，但人性化表达可以减轻员工的负面情绪，维护企业形象：

• 语气温和：避免使用过于严厉或指责的语言，例如“我们遗憾地通知您”而非“您未能通过试用期”。
• 肯定努力：适当肯定员工的努力，例如“感谢您在试用期内的付出”。
• 提供支持：表达对员工未来发展的关心，例如“我们愿意为您提供职业发展建议”。
• 保密性：承诺对员工信息保密，避免对其职业声誉造成影响。

5. 后续步骤与支持措施

试用期不合格通知书的发出并不意味着流程结束，后续步骤同样重要：

• 离职面谈：安排一次离职面谈，了解员工的反馈和感受。
• 工资结算：确保员工工资、加班费等按时结算。
• 工作交接：协助员工完成工作交接，避免影响团队运作。
• 职业推荐：如果条件允许，可以为员工提供职业推荐信或就业指导。
• 心理支持：为员工提供心理辅导或职业咨询服务，帮助其调整心态。

6. 潜在问题及应对策略

在试用期不合格通知书的执行过程中，可能会遇到一些问题，以下是常见问题及应对策略：

• 员工拒绝签字：如果员工拒绝签字，可以通过邮件或快递发送通知书，并保留相关证据。
• 法律纠纷：如果员工提出法律诉讼，企业需提供充分的证据证明其试用期表现不合格。
• 团队影响：为避免对其他员工造成负面影响，HR应妥善处理离职流程，并做好团队沟通。
• 员工情绪失控：在通知过程中，HR应保持冷静，必要时请心理专家介入。

试用期不合格通知书的撰写与执行是企业HR管理中的重要环节。通过明确结构、具体化问题、遵循法律、人性化表达、完善后续步骤及应对潜在问题，企业可以高效、合规地处理试用期不合格员工。同时，推荐使用利唐利唐i人事系统，其试用期管理模块可帮助企业HR自动化流程、留存证据，提升管理效率。希望本文能为HR从业者提供实用指导，助力企业实现更高效的人力资源管理。