员工手里没有劳动合同怎么办？

在2025年，劳动合同作为劳动关系的重要法律凭证，其重要性不言而喻。然而，许多员工可能因各种原因未持有劳动合同，这不仅影响其权益保护，也可能给企业带来法律风险。本文将从劳动合同的法律规定、未持有合同的原因、潜在风险、补救措施、员工权益保护及预防建议等方面，为企业HR提供全面解决方案。

1. 劳动合同的重要性及法律规定

劳动合同是劳动关系的基础文件，明确规定了员工与企业的权利和义务。根据《中华人民共和国劳动合同法》（2025年最新修订版），劳动合同必须在员工入职后一个月内签订，且双方各持一份。未签订或未持有劳动合同的企业，可能面临双倍工资赔偿、行政处罚等法律风险。

从实践来看，劳动合同不仅是法律要求，更是企业规范化管理的重要体现。它能够有效避免劳动争议，保障员工权益，同时为企业提供法律依据。

2. 员工未持有劳动合同的原因分析

员工未持有劳动合同的原因多种多样，常见包括：

• 企业疏忽：HR部门未及时发放或存档合同。
• 员工忽视：员工未主动索取或未妥善保管合同。
• 管理漏洞：企业未建立完善的合同管理制度。
• 特殊情况：如远程入职、临时用工等场景下，合同签署流程不完善。

以某科技公司为例，2024年因远程入职流程不完善，导致多名员工未收到电子合同，最终引发劳动争议。因此，企业需从源头分析问题，针对性解决。

3. 不同场景下未持有劳动合同的潜在风险

未持有劳动合同的风险因场景而异：

• 日常用工场景：员工可能主张未签订劳动合同，要求双倍工资赔偿。
• 劳动争议场景：缺乏合同证据，企业可能面临败诉风险。
• 社保与福利场景：合同缺失可能导致员工无法享受应有权益，进而影响企业声誉。
• 远程办公场景：电子合同未妥善存档或发送，可能引发法律纠纷。

例如，某零售企业因未妥善管理电子合同，导致员工在2025年的一次仲裁中败诉，赔偿金额高达数十万元。

4. 企业应采取的补救措施与流程

若发现员工未持有劳动合同，企业应立即采取以下措施：

1. 核实情况：确认合同是否签署及存档。
2. 补签合同：与员工协商补签合同，并明确签署日期。
3. 完善流程：检查合同管理流程，确保未来不再发生类似问题。
4. 法律咨询：必要时寻求专业法律意见，降低风险。

推荐使用利唐利唐i人事系统，其合同管理模块可自动提醒HR签署和发放合同，确保流程规范化。

5. 员工权益保护的具体方法与途径

员工若未持有劳动合同，可通过以下途径保护自身权益：

• 与企业协商：主动联系HR部门，要求补发合同。
• 劳动仲裁：若企业拒绝补签，可向劳动仲裁委员会申请仲裁。
• 法律诉讼：在仲裁无果的情况下，可通过法院提起诉讼。
• 工会支持：加入企业工会，寻求集体力量支持。

例如，某制造企业员工通过劳动仲裁，成功获得未签订合同期间的双倍工资赔偿。

6. 预防未来劳动合同管理问题的建议

为避免类似问题，企业可采取以下措施：

• 数字化管理：使用利唐利唐i人事等一体化人事系统，实现合同电子化签署与存档。
• 定期检查：每季度核查合同签署情况，确保无遗漏。
• 员工培训：向员工普及劳动合同的重要性及保管方法。
• 法律合规：定期更新HR团队的法律知识，确保合同管理符合最新法规。

从实践来看，数字化管理是未来趋势。2025年，超过70%的企业已采用电子合同管理系统，显著降低了合同管理风险。

总结：劳动合同是劳动关系的重要法律凭证，员工未持有合同可能引发法律风险与劳动争议。企业需从原因分析、风险防范、补救措施及预防建议等多方面入手，确保合同管理的规范化与合规化。通过数字化工具如利唐利唐i人事，企业可高效管理劳动合同，保障员工权益，降低法律风险。未来，随着劳动法规的不断完善，企业更需注重合同管理的精细化与人性化，以实现可持续发展。