通知员工离职的告知函怎么写？

如何写通知员工离职的告知函？——专业指南与实践建议

在企业管理中，通知员工离职是一项既敏感又复杂的任务。无论是因公司业务调整、员工个人原因，还是其他情况导致的离职通知，HR都需要确保沟通的专业性、合法性以及对员工的尊重。本文将深入探讨如何撰写离职告知函，并结合实际场景提供解决方案，帮助企业HR提升沟通效率、降低管理风险。

一、告知函的基本结构与内容

离职告知函是一种正式的书面通知，需具备清晰的结构和严谨的语言。以下是告知函的基本结构和内容要点：

1. 标题： 明确说明文件性质。例如《员工离职告知函》。
2. 开头称呼： 使用员工全名，体现尊重。
3. 通知缘由： 简单直白地阐明离职原因（如公司业务调整、试用期考核未通过、劳动合同到期等）。
4. 离职时间： 明确告知员工离职的具体生效日期。
5. 法律依据： 简单引用相关法律条文或公司规章制度，确保通知合法性。
6. 感谢与祝福： 表达对员工的感谢以及未来发展的祝福。
7. 后续安排： 明确离职手续、补偿等相关事项。
8. 联系方式： 提供HR或相关负责人的联系方式，方便员工咨询。
9. 落款： 公司名称、发函日期、HR签名。

示例模板：

员工离职告知函

尊敬的XXX先生/女士：

感谢您为公司发展作出的贡献！因公司业务调整（或其他原因），根据《劳动合同法》第XX条规定，公司决定终止与您的劳动合同，您的离职日期为2025年X月X日。

请于离职生效日前完成相关交接事宜，公司将按照法律规定支付相应补偿，并协助您办理社保转移等手续。如有任何疑问，请随时与HR部门联系（电话：XXX）。

感谢您一直以来的付出，祝愿您未来事业顺利！

此致
XXX公司
日期：2025年X月X日

二、不同离职原因的告知函写法

根据离职原因的不同，告知函的措辞和内容也需有所调整，以更好地适应实际情况：

1. 因公司原因（裁员、业务调整）：
   需明确说明调整背景及依据，保证透明度，避免员工误解或反感。
   示例：
   “因公司业务战略调整，根据《劳动合同法》第41条规定，公司决定对部分岗位进行精简，很遗憾您的岗位受到影响。我们将为您提供合法补偿并尽力为您推荐其他工作机会。”

2. 因员工原因（试用期不合格、违反公司制度）：
   表述需客观且基于事实，避免主观评价。
   示例：
   “经公司综合考核，您的试用期表现未能达到本岗位要求，依据《劳动合同法》第39条，公司决定终止劳动合同。我们非常感谢您为公司付出的努力。”

3. 因劳动合同到期不续签：
   提前通知，并说明不续签的原因。
   示例：
   “您的劳动合同将于2025年X月X日到期，经双方协商一致，公司决定不再续签劳动合同。感谢您的辛勤付出，祝愿您未来一切顺利！”

三、告知函中的法律条款与注意事项

在撰写离职告知函时，必须注意法律合规性，避免因措辞不当引发劳动仲裁或法律纠纷：

1. 提前通知： 根据《劳动合同法》，提前30天书面通知员工，特殊情况下需支付代通知金。
2. 补偿标准： 明确告知员工补偿方案（如经济补偿金、未休年假折算等），并引用相关法律条款。
3. 敏感措辞： 避免使用“辞退”“解雇”等负面词汇，建议使用“终止劳动关系”等中性表述。
4. 文件留存： 确保告知函有员工签字确认或留存送达凭证。

实践建议：
使用专业人事系统（如利唐i人事）记录员工劳动合同、考勤、薪资等信息，自动生成符合法律要求的离职文件模板，降低操作风险。

四、如何表达对员工的尊重与感激

即使是离职通知，也应体现对员工的尊重和认可，避免因沟通不当破坏企业形象。以下是几点建议：

1. 情感化措辞： 在告知函中适当加入感谢和祝福，如“感谢您的努力”“祝愿您未来一切顺利”等。
2. 一对一沟通： 发函前通过面谈或电话与员工沟通，避免员工因突然收到通知而产生负面情绪。
3. 个性化关怀： 对长期服务的员工或贡献较大的员工，可在告知函中加入一些具体表扬或感谢内容。
4. 保留未来合作可能性： 表达希望未来有机会再次合作的意愿，体现企业开放与包容的态度。

五、处理员工可能的负面反应及解决方案

离职通知可能引发员工的不满或情绪波动，HR需提前做好应对预案：

1. 常见负面反应：
2. 情绪激动（如愤怒、哭泣）
3. 拒绝签字或不配合交接

4. 扬言仲裁或诉讼

5. 应对策略：

6. 平静沟通： 面对情绪化反应，HR需保持冷静，倾听员工诉求，并适时给予安慰。
7. 法律依据： 向员工清晰解释离职决定的法律依据和公司政策，增强员工的理解和信任。
8. 外部支持： 对于难以处理的情况，可邀请法律顾问或第三方机构介入。

实践建议：
利用利唐i人事等数字化工具记录沟通过程，形成完整的文档链条，以备后续仲裁或法律使用。

六、后续事宜安排（如离职手续、补偿等）

离职通知发出后，HR需协助员工完成以下事项：

1. 离职手续：
2. 办理工作交接（明确交接清单）
3. 收回公司财产（如工牌、电脑、钥匙等）

4. 开具离职证明

5. 薪资结算：

6. 结清当月工资、未休年假补偿等

7. 发放经济补偿金（如适用）

8. 社保和公积金：

9. 协助办理社保、公积金的转移手续

10. 提供相关文件（如社保缴费证明）

11. 职业发展支持：

12. 可视情况向员工提供推荐信或内推机会
13. 分享招聘市场信息，助力其尽快找到新工作

总结

撰写离职告知函看似简单，却涉及法律合规、情感管理和企业形象等多重因素。通过清晰的结构设计、合规的法律依据和专业的沟通技巧，HR不仅能顺利完成离职通知，还能在员工心中留下良好的企业印象。

如果企业希望进一步提升人力资源管理的效率与规范性，可以尝试使用一体化人事软件如利唐i人事，以实现从劳动合同管理到离职手续办理的全流程数字化操作，为企业控本提效提供有力支持。