如何正确发送通知员工离职的告知函？

在企业日常管理中，员工离职是不可避免的事项之一。无论是员工主动提出辞职，还是企业基于管理需要作出的辞退决定，发送一份正式的离职告知函都是必要的流程。离职告知函不仅体现了企业的专业性，还能在法律和情感层面起到规范与缓解作用。本文将从以下六个方面，详细分析如何正确发送通知员工离职的告知函。

一、告知函的基本结构与内容

离职告知函是一份正式的书面文件，其内容需具备完整性和清晰性，确保员工能够明确理解离职相关事项。一个标准的离职告知函通常包括以下几个要素：

1. 基本信息：注明员工的姓名、工号、部门及职位名称，确保告知函的对象明确无误。
2. 离职原因：简要说明离职的类型（主动辞职、被动辞退或其他特殊情况），并附上具体原因（如绩效不达标、部门调整等）。
3. 离职时间：明确员工最后的工作日期，并注明是否符合公司与员工之间的劳动合同规定的通知期（如30天）。
4. 工作交接安排：详细说明员工需要在离职前完成哪些交接事项。
5. 经济补偿及福利说明：如有经济补偿或未休带薪年假需结算等福利细节，应在告知函中清晰列出。
6. 法律依据或政策引用：引用相关法律条款或公司政策，以增强告知函的法律效力。
7. 联系方式：提供人力资源部门或直接负责人的联系方式，便于员工后续沟通。

范例：

尊敬的[员工姓名]：

根据公司[部门调整/绩效考核/您的辞职申请]的决定，您将于[日期]正式离职。请您于[日期]前完成相关工作交接事宜。如需进一步了解，请联系[HR姓名及联系方式]。

二、发送告知函的法律要求与注意事项

在发送离职告知函时，需严格遵守国家和地区的劳动法律法规。以中国为例，根据《劳动合同法》（截至2025年最新修订版本），以下几点需要特别注意：

1. 提前通知期：若企业单方面解除劳动合同，需提前30天以书面形式通知员工，或支付一个月的工资代替通知期。
2. 正当理由：企业需具备解除劳动合同的合法理由（如严重违反规章制度、试用期不符合录用条件等），否则可能面临劳动仲裁或赔偿风险。
3. 劳动合同解除补偿：对于非员工原因导致的解除合同（如裁员），应根据员工在企业的工作年限支付经济补偿金。
4. 特殊人群保护：确保未对孕期、产期、哺乳期女性员工或工伤康复期员工违法解除劳动合同。

注意事项

• 所有告知函的内容都需具有客观性和事实依据，避免使用模糊或情绪化语言。
• 企业应妥善保存发送告知函的记录，以备日后追溯。

三、不同离职类型下的告知函差异

不同离职类型对应的告知函内容有所差异，以下为几种常见情况的处理方式：

1. 主动辞职
   主动辞职通常由员工提出申请。HR在收到辞职申请后，应在告知函中明确辞职申请已被批准，并说明离职时间与交接要求。

2. 被动辞退
   员工因绩效不达标、行为不当或部门调整被辞退时，告知函需特别注意措辞，解释清楚辞退的原因，并根据法律规定提出补偿方案。

3. 试用期不合格
   在试用期内辞退员工的告知函中，应附上员工不符合录用条件的具体原因及考核依据。

4. 经济性裁员
   若因公司经营困难进行裁员，告知函需详细说明裁员背景、补偿方案及员工的权利。

四、告知函发送前的内部审批流程

在发送告知函之前，HR需确保获得公司内部的正式授权和审批。以下是标准的内部流程：

1. 确认离职原因与合法性
   与相关部门（如法务、用人部门经理）核实离职原因是否符合公司政策及法律要求。

2. 编制告知函初稿
   根据实际情况起草告知函，并提交至法务或上级审核。

3. 高层审批
   若涉及高管或群体裁员，需由公司人力资源总监或CEO批准。

4. 内部存档
   在发送告知函前，确保已将相关文件（如绩效考核记录、员工申请等）归档，以备后续追溯。

五、选择合适的发送方式与时机

离职告知函的发送方式和时机需根据具体情境灵活选择。以下是几种常见的发送方式：

1. 当面递交
   适用于正式辞退或试用期不合格的情境。HR可与员工约定面谈时间，当面递交告知函，并进行沟通说明。

2. 电子邮件发送
   适用于主动辞职或无法当面递交的情况。发送后应及时电话确认员工是否收到。

3. 快递寄送
   对于拒绝接触或已离职的员工，可通过快递形式发送，并保留快递单号作为证据。

时机选择

• 避免节假日或下班后发送：以免引发员工情绪激化。
• 尽量提前告知：尤其是裁员情况，应尽量在月初或月中进行，方便员工安排后续工作。

六、处理员工对告知函的反馈及后续沟通

发送告知函后，员工可能会有不同的反馈，HR需提前做好准备，妥善处理：

1. 理解并接受
   大部分员工会接受告知函中的离职安排。HR需及时解答员工关于薪资结算、社保转移等问题。

2. 情绪抵触
   若员工对离职原因或经济补偿不满，HR应耐心倾听并提供详细解释，必要时安排部门负责人或法务参与沟通。

3. 拒绝签收
   员工拒绝签收告知函时，HR可通过邮件或快递方式再次发送并记录流程，确保企业保有证据。

4. 劳动仲裁风险
   若员工对告知函内容提出法律异议，HR需立即与法务团队合作，准备相关证据材料。

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总结

离职告知函的发送是企业人力资源管理中的重要环节。通过规范告知函的内容、遵守法律要求、优化发送流程及处理员工反馈，企业可以在保障自身权益的同时，体现对员工的尊重与关怀。而借助像利唐i人事这样的数字化工具，HR的工作将更加高效与规范，为企业控本提效提供有力支持。