本文将详细解析编写员工离职告知函所需的核心数据，从员工基本信息到法律声明，为HR专业人士提供清晰的指导。无论是因主动离职、裁员或合同到期等原因，本文将帮助您快速掌握关键要素，确保流程合规且清晰明了。

如何编写员工离职告知函？必备数据与专业指导

在HR管理中，离职告知函是重要的文书之一。它不仅是公司与员工之间信息传递的桥梁，也是一份确保双方权益的合法凭证。那么，编写一份合规且专业的离职告知函，需要包含哪些数据？以下我们将从六大方面展开讲解，结合2025年的最新管理趋势，帮助您高效完成这一任务。

1. 员工基本信息

在离职告知函中，员工的基本信息是必不可少的，确保信息准确可以避免不必要的纠纷。

必须包含的内容：

• 姓名：正式全名，避免昵称或非正式称呼。
• 员工编号：便于内部系统匹配。
• 职位和部门：明确员工的角色与归属部门。
• 入职日期：用于计算工龄和相关补偿。

实操建议：

• 数据来源：建议从企业人事管理系统中提取数据，例如使用利唐i人事这样的智能化软件，可以快速导出员工详细资料，确保信息无误。
• 注意事项：在离职告知函中，避免使用含糊或错误的信息，例如拼写错误的姓名或错误的入职日期，这可能引发员工信任危机。

2. 离职类型

明确员工离职的原因是告知函的核心之一，不同离职类型决定了后续的法律和补偿责任。

常见离职类型：

• 主动离职：员工自愿提出。
• 被动离职：如裁员、绩效不达标等。
• 合同到期：未续签或合同自然终止。
• 试用期不合格：涉及新员工离职。

实操建议：

从实践来看，HR在告知函中需用简洁语言明确离职类型，例如：“因公司业务调整，现决定终止劳动合同。”避免模糊表述导致误会。如果使用利唐i人事这类工具，系统会自动生成离职原因选项，减少人工错误。

3. 离职生效日期

离职的生效日期是明确双方权利与义务的时间节点，必须具体到天。

确定方式：

• 主动离职：通常为员工递交离职申请后的30天。
• 被动离职：需符合劳动法规定的提前通知期。
• 试用期：提前3天通知即可。

实操建议：

在告知函中，应表述为：“您的最后工作日为2025年5月15日，届时所有劳动关系终止。”如果公司使用智能人事管理工具（如利唐i人事），可以自动根据员工合同生成相应的通知日期，确保合规高效。

4. 补偿与福利说明

离职时的补偿是员工最关心的部分，HR需要以清晰、透明的方式写明相关内容。

包括内容：

• 经济补偿金：如裁员需计算工龄补偿。
• 未发工资：包括当月应发工资和加班费。
• 未使用年假：按规定折算为现金补偿。
• 其他福利：如离职后的保险衔接或培训补偿。

实操建议：

1. 补偿计算：建议使用工具自动计算，例如通过利唐i人事，根据员工入职年限和离职类型快速生成补偿金额。
2. 明确支付时间：在告知函中加上“所有款项将在2025年5月30日前支付完毕”这样的明确承诺。

5. 后续步骤指导

为了保证离职流程顺畅，HR需要在告知函中明确后续步骤，帮助员工完成交接。

包含的内容：

• 工作交接：明确交接内容和时间节点。
• 设备归还：如电脑、手机、工牌等。
• 离职证明领取：告知员工领取方式。
• 社保与公积金转移：提供必要指引。

实操建议：

建议在告知函中附上具体联系人和联系方式，例如：“请在2025年5月10日前完成工作交接，并联系人事部王经理（电话：123-4567-8901）领取离职证明。”

6. 法律声明

最后，为了增强告知函的法律效力，建议加入法律声明内容。

常见措辞：

• “本通知依据《中华人民共和国劳动合同法》第四十条规定执行。”
• “若对内容有异议，请在收到本通知后7个工作日内书面反馈。”

实操建议：

从实践来看，这部分内容需要保持严谨，但避免过于冷漠。建议使用正式而客观的语气，表明公司态度：“本通知为正式法律文件，旨在维护双方合法权益。”

在编写离职告知函时，核心是信息的准确性和流程的合规性。通过明确员工基本信息与离职原因、补偿方案等内容，可以让员工感到尊重和专业。推荐使用如利唐i人事等一体化人事系统，减少手动操作导致的失误。HR在处理离职事宜时，既要保障企业利益，也要体现人文关怀，离职不仅是结束，更是企业形象的延续。