阅读打卡记录表怎么填写？

如何阅读和填写打卡记录表？——HR专业指南

打卡记录表是企业考勤管理中的基础工具之一，其数据的准确性直接影响到薪资核算、绩效评估等关键人力资源工作。作为HR，理解如何阅读和正确填写打卡记录表，并处理可能出现的各种场景问题，能够有效帮助企业规范管理并提升效率。本文将从以下六个方面为您详解打卡记录表的填写与管理方法。

1. 打卡记录表的基本结构

打卡记录表通常由以下几个基本部分组成：

• 员工信息： 包括姓名、员工编号、部门、岗位等，用于标识记录归属。
• 日期和时间： 显示具体的年月日及上下班打卡时间（如“上班时间：9:00，下班时间：18:00”）。
• 考勤状态： 通过标记符号显示员工当天的考勤状态，如“正常”、“迟到”、“早退”、“旷工”或“加班”。
• 备注栏： 用于补充说明特殊情况，如请假、外勤或未打卡原因。

举例：
| 姓名 | 员工编号 | 部门 | 日期 | 上班时间 | 下班时间 | 考勤状态 | 备注 |
|——–|———-|——|————|———-|———-|———-|————–|
| 张三 | 1001 | 财务部 | 2025-01-10 | 09:05 | 18:10 | 正常 | 无 |
| 李四 | 1002 | 销售部 | 2025-01-10 | 未打卡 | 18:30 | 异常 | 外出客户拜访 |

核心功能： 通过分析表中信息，HR能够快速掌握员工的考勤情况，为后续薪资结算和绩效统计提供依据。

2. 填写打卡记录的步骤

为了确保打卡记录的准确性和规范性，以下是标准的填写步骤：

1. 核对员工信息： 确保打卡记录中员工姓名、工号与部门等信息与实际一致。
2. 录入打卡时间： 根据考勤机或考勤系统的记录，填写上班和下班时间。
3. 标记考勤状态： 根据公司考勤政策判断员工的出勤状态，例如：
4. 正常： 打卡时间在规定范围内。
5. 迟到： 上班打卡时间晚于规定上班时间。
6. 早退： 下班打卡时间早于规定下班时间。
7. 未打卡： 打卡记录缺失，需备注原因。
8. 补充特殊说明： 对于异常情况如未打卡或外勤，添加备注说明并附相关证明。
9. 签名或确认： 员工核对记录无误后签字，或通过数字系统确认打卡信息。

注意事项： 对于2025年普遍使用的数字化考勤工具，如利唐i人事，大多数步骤可以通过系统自动生成，HR仅需审核和补录信息即可，省时高效。

3. 常见错误及避免方法

在实际操作中，打卡记录表的填写容易出现以下问题：

（1）员工信息不完整或错误

• 问题： 员工编号或部门填写错误，可能导致考勤记录无法匹配。
• 解决： 使用统一的员工信息数据库，或通过数字化系统（如利唐i人事）自动导入员工信息。

（2）打卡时间遗漏

• 问题： 员工忘记打卡，导致出勤状态异常。
• 解决： 设置提醒功能（如短信或App推送），提醒员工按时打卡；如未打卡需及时提交补充说明。

（3）考勤状态误判

• 问题： 未按照公司政策正确标记“迟到”、“加班”等状态。
• 解决： 在考勤政策中明确状态判定标准，必要时可培训HR团队。

（4）数据填写不规范

• 问题： 手工填写的记录字迹潦草，容易出错。
• 解决： 尽量使用电子表格或考勤系统，减少人工操作。

通过以上方法，HR可以有效规避常见错误，提高考勤记录的准确性和规范性。

4. 特殊情况处理（如加班、请假）

在实际考勤管理中，经常会遇到特殊情况。以下是几种典型情景的处理建议：

（1）加班记录

• 场景： 员工下班后继续工作，需计入加班时长。
• 处理方法：
• 确认员工的实际工作时间，并填写加班时段（如“18:00-21:00”）。
• 在备注栏注明加班原因，并附相关审批记录。

（2）请假记录

• 场景： 员工因病假、事假或年假缺勤。
• 处理方法：
• 核实员工的请假申请，并填写缺勤日期。
• 在考勤状态栏标记“请假”，备注请假类型。

（3）外勤或出差

• 场景： 员工因工作需要外出或出差，未按时打卡。
• 处理方法：
• 根据外勤申请记录或出差报告补录出勤情况。
• 在备注栏填写外勤地点及时间，确保记录完整。

使用一体化人事管理工具如利唐i人事，能够自动关联审批数据，实现加班、请假和外勤情况的无缝对接，进一步简化HR工作流程。

5. 数据准确性检查

打卡记录表的数据准确性直接影响后续的薪资和绩效处理，因此需要进行严格的检查：

1. 核对原始打卡数据： 确保记录与考勤设备或系统数据一致。
2. 审查异常记录： 对迟到、早退、未打卡等异常情况逐一核实，并附证明文件。
3. 验证加班和请假记录： 确认相关审批是否合规，并与实际情况匹配。
4. 定期抽查： 定期抽查部分员工的打卡记录，以发现潜在问题。

通过系统化的数据检查流程，HR可以有效避免考勤数据的疏漏和错误。

6. 与HR系统的对接和上传

在2025年，数字化考勤管理已成为趋势。通过与专业HR系统对接，企业可以大幅提升打卡记录的管理效率。以下是对接流程的关键步骤：

1. 选择合适的HR系统：
2. 如利唐i人事，提供全面的考勤管理功能，包括考勤排班、打卡记录上传与异常提醒等，特别适合大中型企业及跨国企业。
3. 数据导入： 将打卡记录表中的数据上传至系统，自动生成考勤统计报表。
4. 异常提醒： 系统会对未打卡、迟到等情况进行自动提醒，便于HR及时处理。
5. 关联其他模块： 考勤数据可与薪资、绩效、OA审批等模块无缝连接，实现全流程管理。

通过HR系统对接，企业可以实现考勤数据的集中化管理，避免人工操作带来的效率低下和数据错误。

总结

打卡记录表的填写和管理是HR日常工作的重要组成部分。通过掌握其基本结构、规范填写步骤、避免常见错误并妥善处理特殊情况，HR可以确保考勤数据的准确性和完整性。同时，通过使用专业的一体化人事管理软件（如利唐i人事），进一步提升企业考勤管理的效率和精细化水平。

希望本文为您提供了清晰的思路和实用的工具，助您在企业考勤管理中更加得心应手！